Как система учета рабочего времени решила проблему с дисциплиной в частной клинике
Ключевой принцип работы BioTime – прицельно закрывать запрос клиента. Не навязывать лишнее, не создавать дополнительных сложностей – а находить единственно верный ключ к решению задачи. Так произошло с одной из первых частных медицинских организаций России – клиникой академика Ройтберга (АО «Медицина»). Клиент обратился к BioTime с четким запросом – и получил эффективное решение, которым пользуется уже больше 15 лет!
Справка от BioTime. АО «Медицина» (клиника академика Ройтберга) – многопрофильный медицинский центр с мощной научно-исследовательской базой, оснащенный самым современным оборудованием. Клиника основана в 1990 году. Здесь функционируют поликлиника, стационар, скорая медицинская помощь, онкологический центр Sofia, и обособленное подразделение «Институт Ядерной Медицины» Химки. В клинике работают свыше 350 специалистов 67 врачебных специальностей, в том числе академики и профессора. АО «Медицина» - первое в России медицинское учреждение, аккредитованное на соответствие международным стандартам JCI (Joint Commission International) и получившее высшие оценки по качеству и безопасности оказания медицинской помощи.
О сложностях с учетом рабочего времени в медицинской сфере, графиках, опозданиях и проблемных отпечатках пальцев нам рассказал замдиректора службы IT по эксплуатации АО «Медицина».
- Какие сложности были в клинике? Почему вы решили внедрить систему?
- Старая система магнитных карт не позволяла эффективно контролировать систему прихода (ухода) сотрудников в клинику. Некоторые сотрудники забывали свои карты, были даже случаи, когда они обменивались ими, просили коллег прикрыть их, если прогуливали или опаздывали, да и сами карты могли размагнититься. Прецеденты были единичными, в основном касались технического персонала, но для нас это послужило сигналом, что мы недостаточно контролируем ситуацию. Поэтому и решили обратиться к BioTime.
- Как прошло внедрение? Возникли ли какие-то проблемы?
- С технической точки зрения все было супер. У нас уже были турникеты, которые мы использовали для считывания магнитных карточек. BioTime их перенастроили на свою систему. Это, кстати, большой плюс – нам не пришлось покупать новое оборудование.
Зато возникла сложность, о которой мы сначала даже не думали. Чтобы контролировать время прихода и ухода сотрудников, мы выбрали фиксацию по отпечатку пальца. Но вскоре выяснилось, что некоторые сотрудники просто не могут отметиться, - их отпечатки пальцев плохо определялись сканерами.
BioTime предложила сразу несколько способов решения этой проблемы. Мы обновляли версии ПО, меняли протоколы формирования отпечатков пальца, и вскоре все сотрудники смогли отмечаться без проблем. Сложности возникали и в холодное время года. От мороза кожа на руках немного сжимается, меняя рисунок на подушечках пальцев. Здесь решение было еще проще – мы перенесли турникеты в помещение, и проблема отпала сама собой.
Справка от BioTime. Еще один способ фиксировать приход и уход сотрудников – использовать датчики по 3D-геометрии лица.
- Почему вам было важно фиксировать время ухода-прихода? Влияет ли это на зарплату?
- В первую очередь нас беспокоил достоверный и точный учет рабочего времени. Правила и регламенты без исключения распространяются на всех: заведующий отделения, врач, санитар, IT-специалист – неважно. Чтобы соблюдать такую систему, нам нужны были корректные и беспристрастные данные о времени прихода и ухода. BioTime дал нам такую информацию.
- Что изменилось после введения системы фиксации?
- У нас полностью исчезли неприятные ситуации, в том числе технические, которые постоянно возникали с магнитными картами. Сейчас нет проблем с размагниченными, потерянными или забытыми картами. Сотрудник пришел – сотрудник отметился. Все четко фиксируется в системе. Именно этого мы хотели – это и получили.
- А как организован проход для пациентов? Это отдельный вход?
- Когда мы только вводили систему, у нас были турникеты на служебном входе, через который проходили все сотрудники и отмечали отпечатки пальцев. В ковидное время систему пришлось изменить. Мы закрыли служебный вход, чтобы измерять температуру тела и пациентам, и сотрудникам. Датчики тоже переместили на основной вход. Теперь сотрудники приходят, отмечаются и дальше идут на рабочее место. Пациенты просто заходят в клинику.
- Давно ли вы стали использовать систему BioTime?
- С 2008 года.
- Уже 15 лет! За это время вы меняли оборудование или работаете на первоначальном комплекте?
- Конечно, меняли. Было сразу две причины. Во-первых, мы растем, расширяемся, у нас появился дополнительный корпус, и мы сразу оснастили его турникетами от BioTime. Ну а во-вторых, компания обновляет версии программы, еще и поэтому решили сменить оборудование, чтобы пользовать всеми актуальными функциями.
Справка от BioTime. Среди преимуществ нашего ПО – возможность контролировать работу удаленных сотрудников через систему BioTime Inspector, моментально составлять отчеты и планировать работу.
- Используете ли вы BioTime для составления графика работы?
- Нет, специфика нашей клиники такова, что каждая служба сама планирует свои графики. У нас три клинических отделения, два диагностических, институт ядерной медицины, онкоцентр, косметологическое и стоматологическое отделения, стационар, немедицинские подразделения. Каждая служба самостоятельно составляет свой график-план, а BioTime дополняет график-факт, по которому мы видим фактические приходы и уходы персонала.
Справка от BioTime. Наше ПО также можно использовать быстрого и эффективного построения графиков работы. Программа показывает занятость каждого сотрудника и позволяет оптимально распределить рабочее время без перегрузок и недоработок.
- Почему не используете систему планирования в BioTime?
- Нам удобно работать в 1С, поэтому планируем в ней. А BioTime используем для фиксации приходов и уходов. Это очень удобно, ведь все данные с датчиков поступают в 1С, система максимально автоматизирована.
Справка от BioTime. Наше ПО не просто интегрируется с 1С. Она подходит даже для версий программы с нестандартной сборкой. Если вы дорабатывали 1С под ваши потребности, BioTime все равно сможет интегрироваться с ней (единственное условие – открытый API).
- Как вы можете оценить работу BioTime спустя 15 лет сотрудничества?
- Скажу коротко – мы получили, что хотели. Достоверный и точный учет рабочего времени позволил компании снять многие проблемы. Нам нужен был результат – он у нас есть. Мне кажется, это лучшая похвала.
Выполняя запросы своих клиентов, BioTime всегда готова предложить больше:
• значительно сокращает работу руководителей с планами и графиками, высвобождая время на более важные стратегические задачи;
• позволяет автоматизировать передачу информации между турникетами, графиками и табелями;
• объединяет разрозненные офисы и филиалы в единую систему, позволяя руководителю эффективно контролировать работу даже в удаленном формате;
• ведет учет больничных, отпускных, перемещений между офисами и увольнений;
• полностью окупает себя за 3 месяца использования.
BioTime – надежное ПО для эффективности вашего бизнеса.
За системами учета рабочего времени вы всегда можете обратиться к нам, в BioTime. Мы консультируем и подбираем программы и оборудование под задачи клиента.
Даем максимально подробные инструкции по установке и всегда держим связь с клиентом. Помогаем быстро все настроить и подключить, а также учим пользоваться системой учета рабочего времени.